E-Rechnung: Für wen gilt die Pflicht – und ab wann?

Stand: 4. November 2026

Viele Selbstständige und Unternehmen schreiben ihre Rechnungen mit Word, Excel oder einer PDF-Vorlage. Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnung stellt sich die Frage: Kann das so bleiben – oder wird jetzt eine Rechnungssoftware gebraucht?

Die Antwort hängt davon ab, wer deine Kunden sind, wie hoch dein Umsatz ist und ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Außerdem gelten für das Empfangen und das Ausstellen von E-Rechnungen unterschiedliche Fristen.

Das Wichtigste vorab: E-Rechnungen empfangen müssen inländische Unternehmen seit 2025. Für die Ausstellung greifen die Pflichten schrittweise 2027 und 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Software kann dadurch Rechnungsnummer, Positionen und Steuerbeträge direkt verarbeiten.

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung per E-Mail ist deshalb noch keine E-Rechnung. Sie ist digital lesbar, enthält aber nicht automatisch die erforderlichen strukturierten Daten.

In Deutschland sind insbesondere zwei Formate gebräuchlich:

• XRechnung: Die Rechnungsdaten liegen als XML-Datei vor. Ein geeignetes Programm stellt sie lesbar dar.
• ZUGFeRD: Eine lesbare PDF-Datei enthält zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten als eingebettete XML-Datei.

Bei ZUGFeRD müssen Version und Profil die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die bloße Bezeichnung des Formats genügt nicht.

Mehr zu den Formaten bei der Finanzverwaltung.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Regeln betreffen grundsätzlich steuerpflichtige Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen:

Zeitpunkt	Was gilt grundsätzlich?
Seit 1. Januar 2025	Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Bis 31. Dezember 2026	Alle Rechnungsaussteller dürfen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Gewöhnliche PDF-Rechnungen erfordern die Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027	Bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr entfällt die allgemeine Übergangsregelung. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht noch eine Sonderregelung.
Ab 1. Januar 2028	Auch bis einschließlich 800.000 Euro Vorjahresumsatz endet die Übergangsfrist. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Für die Umsatzgrenze zählt der Rechnungsaussteller. Bei Leistungen aus 2027 wird auf dessen Gesamtumsatz aus 2026 geschaut.

Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur E-Rechnung.

Was gilt für Selbstständige und Kleinunternehmer?

Selbstständigkeit allein befreit nicht von der Ausstellungspflicht. Auch Freiberufler und Einzelunternehmer können betroffen sein.

Ausgenommen sind unter anderem Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und bestimmte steuerfreie Leistungen. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter diese allgemeine Pflicht. Für öffentliche Auftraggeber gelten gesonderte Vorgaben.

Die Finanzverwaltung erläutert die Ausnahmen.

Für einen Fotografen bedeutet das beispielsweise: Private Familienporträts und Unternehmensshootings können unterschiedlich einzuordnen sein. Entscheidend sind der konkrete Umsatz und die anwendbaren Regeln, nicht allein die Berufsbezeichnung.

Brauche ich sofort eine Rechnungssoftware?

Für den bloßen Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Ein kostenpflichtiges Softwareabo ist dafür allein nicht vorgeschrieben.

Prüfung und Aufbewahrung müssen trotzdem organisiert sein. Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich acht Jahre. Der strukturierte Rechnungsteil muss im ursprünglichen Format erhalten bleiben; ein Ausdruck ersetzt ihn nicht.

Hinweise zu Empfang und Aufbewahrung beim BMF.

Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, kann eine passende Software darüber hinaus Arbeit abnehmen: Kundendaten wiederverwenden, Rechnungsnummern verwalten, Leistungen übernehmen und offene Zahlungen verfolgen.

Wer bisher mit Vorlagen arbeitet, kann die Umstellung deshalb auch zum Anlass nehmen, den eigenen Ablauf zu vereinfachen.

Welche Software passt zu deinem Arbeitsalltag?

Die E-Rechnung ist ein Auswahlkriterium. Ebenso relevant ist, ob du deine Abrechnung organisieren, Kundenprojekte bearbeiten oder zusätzlich Belege, Banking und Buchhaltung verwalten möchtest.

Die folgenden Angebote sind Beispiele mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Die Einordnung beschreibt Funktionen und mögliche Einsatzbereiche. Sie ist kein Praxistest und kein vollständiger Marktvergleich. Funktionen und Verfügbarkeit können vom gebuchten Tarif abhängen.

Lexware Office: Rechnungsstellung und Buchhaltung verbinden

Dashboard, Rechnungsprüfung und Belegerfassung. Quelle: Lexware.

Lexware Office kommt infrage, wenn du Angebote und Rechnungen mit Belegerfassung und Buchhaltungsaufgaben in einer Anwendung verbinden möchtest.

Je nach Version gehören unter anderem E-Rechnungen, offene Posten, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldungen zum Umfang. Auch die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung wird unterstützt. Damit bietet Lexware Office einen Ansatz für Selbstständige und Unternehmen, die ihre kaufmännischen Abläufe von der Rechnung bis zur laufenden Buchhaltung digital organisieren möchten.

Die benötigten Funktionen bestimmen, welche Version passt. Wer seine EÜR selbst vorbereitet, hat andere Anforderungen als jemand, der vor allem Rechnungen schreibt und Belege an die Steuerkanzlei übergibt.

Zur aktuellen Funktions- und Tarifübersicht von Lexware Office.

sevdesk: Mit Rechnungen starten und die Buchhaltung ergänzen

Finanzüberblick, Rechnungserstellung und Kontakte. Quelle: sevdesk.

sevdesk bietet einen Einstieg in die Rechnungserstellung sowie Tarife mit weitergehenden Buchhaltungsfunktionen.

Zum Angebot gehören E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD. Je nach Tarif kommen Angebote, Belegerfassung, Onlinebanking, Auswertungen und Umsatzsteuervoranmeldungen hinzu. Ein kostenloser Tarif ermöglicht eine begrenzte Zahl von Rechnungen pro Monat.

Damit ist sevdesk eine mögliche Lösung für Selbstständige und Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung digitalisieren oder zusätzlich ihre laufenden Belege und Finanzen in derselben Anwendung bearbeiten möchten. Schnittstellen und ein Zugang für die Steuerberatung unterstützen die weitere Verarbeitung.

Bei der Auswahl lohnt sich ein genauer Blick auf die Tarifgrenzen: Rechnungserstellung und Buchhaltung haben unterschiedliche Funktionsumfänge.

Zur aktuellen Funktions- und Tarifübersicht von sevdesk.

cashju: Von der Kundenarbeit bis zur bezahlten Rechnung

Rechnungen, Kunden und Geschäftsentwicklung im Überblick.

cashju richtet sich an Selbstständige und Dienstleistungsunternehmen, mit einem besonderen Fokus auf Freelancer und Agenturen. Die Software verbindet Angebote, Kundenleistungen und Rechnungen mit den Abläufen, aus denen sie entstehen: Projekte organisieren, Zeiten erfassen, Leistungen sammeln und abrechnen.

Eine native Zeiterfassung für den Mac und ein optionales Team-Modul mit Aufgaben, Projekten und Kanban-Board unterstützen die tägliche Arbeit. Das ist beispielsweise für Fotografie, Design, Beratung und Agenturen interessant, die Kundenarbeit und Abrechnung zusammenführen möchten.

Auch laufende Kundenbeziehungen lassen sich abbilden: Verträge für wiederkehrende Leistungen, etwa Wartung, Retainer oder regelmäßige Betreuung, bilden die Grundlage für wiederkehrende Rechnungen. Über die im jeweiligen Tarif enthaltenen beziehungsweise verfügbaren Zusatzmodule lassen sich weitere Abläufe ergänzen. Für Onlinezahlungen können Kunden nach Einrichtung eines verbundenen Stripe-Kontos Rechnungen per Karte oder SEPA-Lastschrift bezahlen.

Ein weiterer Schwerpunkt ist der eigene Unternehmensauftritt. Rechnungen und Angebote lassen sich mit eigenen Farben, Schriften, Layouts und Briefpapier gestalten. Damit spricht cashju auch Unternehmen an, die bei ihren Geschäftsdokumenten Wert auf Branding und Ästhetik legen.

E-Rechnungen werden im ZUGFeRD-Format nach EN 16931 unterstützt. Für die vorbereitende Buchhaltung können Rechnungen und Kostenbelege nach entsprechender Einrichtung über DATEV Upload Mail an DATEV Unternehmen online übertragen werden. Die eigentliche Finanzbuchhaltung einschließlich EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt anschließend in einer ergänzenden Lösung oder über die Steuerkanzlei.

Mehr über cashju und die verfügbaren Tarife.

Worauf solltest du bei der Auswahl achten?

Die passende Software sollte zu deinen Aufträgen und deiner Zusammenarbeit mit der Buchhaltung passen. Diese Fragen helfen bei der Entscheidung:

• Welche Rechnungen schreibst du? Einzelrechnungen, Projektabrechnungen oder wiederkehrende Leistungen stellen unterschiedliche Anforderungen.
• Welche Formate brauchst du? Prüfe, ob ZUGFeRD genügt oder ob deine Auftraggeber beispielsweise XRechnung verlangen.
• Wie entstehen deine Leistungen? Wenn du nach Zeit oder projektbezogen abrechnest, können Zeiterfassung und Projektfunktionen hilfreich sein.
• Wer übernimmt die Buchhaltung? Möchtest du selbst buchen oder Rechnungen und Belege vorbereitet an deine Steuerkanzlei übergeben?
• Wie wichtig ist dein Unternehmensauftritt? Achte auf Gestaltungsmöglichkeiten für Dokumente, E-Mails und gegebenenfalls das Kundenportal.
• Was enthält der Tarif? Prüfe Rechnungslimits, Nutzerzahl, Zusatzmodule und mögliche Kosten externer Zahlungsanbieter.

Wenn du bereits eine Software nutzt, prüfe zunächst deren Möglichkeiten. Wenn du bisher mit Vorlagen arbeitest, probiere eine neue Lösung mit einem typischen Auftrag aus: vom Angebot über die Leistungserfassung und Rechnung bis zur Übergabe an die Buchhaltung.

So erkennst du, ob die Software die erforderlichen E-Rechnungen unterstützt und dir im Arbeitsalltag tatsächlich Arbeit abnimmt.

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Quellen und weiterführende Informationen

• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• Bayerisches Landesamt für Steuern: Einführung der E-Rechnung
• Lexware Office: Funktionen und Tarife
• sevdesk: Funktionen und Tarife
• cashju: Funktionen und Tarife

Die Angaben beziehen sich auf Deutschland und den oben genannten Stand. Die steuerliche Einordnung im Einzelfall solltest du mit deiner Steuerberatung klären.